I.
LATAR BELAKANG
Dari
tahun ke tahun, tampaknya dunia otomotif mengalami perkembangan yang baik.
Walaupun Indonesia terkena krisis moneter yang luar biasa pada tahun 1998,
tampaknya minat dan daya beli masyarakat dunia otomotif nusantara tidak berkurang
secara signifikan. Bahkan faktanya, masih sangat banyak produsen otomotif
mancanegara yang berminat menanam modalnya di tanah air. Pameran otomotif
menjadi salah satu kegiatan dalam memperkenalkan model terbaru dari mobil –
mobil cepat dari pabrikan yang terkenal. Lalu juga banyak nya peminat mobil
cepat namun aman untuk dikendarai.
II.
NAMA KEGIATAN
DJARUM
BLACK SUPER SPEED AUTOMOTIVE EXPO
III.
TEMA KEGIATAN
“SUPER SPEED AUTOMOTIVE”
Pameran mobil super cepat dengan produk
terbaruk dari berbagai pabrikan Internasional.
IV.
MAKSUD DAN TUJUAN
1. Untuk
memperkenalkan para pendatang otomotif
2. Untuk
memperkenal karya-karya mereka di acara tersebut hingga luas
3. Untuk
memperkenalkan mode, mesin, dan mengembangkan bakat-bakat desain mobil dan
diperkenalkan luas di acara tersebut
4. Perkembangan
otomotif mobil super cepat
yang pesat secara global maupun di pasaran lokal membuat semua kalangan ingin
mewujudkan otomotif lebih berkembang di Indonesia
V.
SASARAN KEGIATAN
Semua kalangan dari masyarakat Indonesia khususnya di Surabaya
VI.
MEKANISME DAN RANCANGAN
WAKTU
|
ACARA
|
11.00 - 12.00
|
BRIFING
PANITIA
|
12.00 - 14.00
|
PANGGUNG
CEK, SOUND CEK & LIGHTING CEK, CEK STAND
|
11.00-14.30
|
PERSIAPAN
STAND MOBIL, PERSIAPAN BAZAR MAKANAN, PERSIAPAN STAND SPONSOR
|
15.00 - 23.00
|
ACARA PAMERAN MULAI
|
20.00 - 22.00
|
HIBURAN DJ PRINCESS JOANA
|
23.00 – SELESAI
|
CLOSE GATE
|
23.30 – SELESAI
|
CLEANING AREA
|
VII.
PELAKSANAAN KEGIATAN
HARI/TANGGAL : SABTU, 10 OKTOBER 2015
WAKTU : 15.00 - SELESAI
TEMPAT : CONVENTION HALL GRAND CITY
SURABAYA
VIII. INDIKATOR
KEBERHASILAN
INDIKATOR
ACARA
|
TARGET
KELANCARAN ACARA
|
PENGUNJUNG
|
1000 ORANG
|
PELAKSANA
|
MEMBENTUK TIM YANG
BERTANGUNG JAWAB DAN BEKERJA SAMA
|
ACARA
|
ACARA AKAN DILAKSANAKAN
TANGGAL 10 OKTOBER 2015 PUKUL 10.00 DI CONVENTION HALL GRAND CITY
SURABAYA
|
IX.
SUSUNAN PANITA
KETUA PANITIA : Billy Wahyu Kencana
SIE ACARA : Firmandy Zakaria
SIE PERLENGKAPAN
: Aufi Nafi' Thalib
SIE HUMAS : Rynaldhi Wahyu
SIE
KEAMANAN : Valandhoni Redhica
Putra
SIE
PENDANAAN : Valandhoni Redhica
Putra
X.
ANGGARAN DANA
(TERLAMPIR)
XI.
EVENT TIMELINE
(TERLAMPIR)
XII.
PENUTUP
Demikian proposal ini kami buat sebagai
penanggungjawab atas pelaksanaan acara "DJARUM
BLACK SUPER SPEED AUTOMOTIVE EXPO".
Kami berharap dengan adanya proposal ini akan menjadikan acara yang sukses dan
menjadikan kesan positif bagi client dan para tamunya.
XIII.
LAMPIRAN KETENTUAN UMUM SPONSOR
(TERLAMPIR)\
(TERLAMPIR)\
XIV. PERIZINAN SPONSOR
(TERLAMPIR)
(TERLAMPIR)
Lampiran
1:
ANGGARAN
DANA
PEMASUKAN PENDAPATAN
100
PENJUALAN
TIKET Rp75.000.000
200
SUMBANGAN
/ SPONSOR
201
SUMBANGAN
COCA COLA Rp 50.000.000
202
SUMBANGAN
AQUA Rp 55.000.000
203
SUMBANGAN
BRIDGESTONE Rp 60.000.000
300
PEMASARAN
301
BARANG
SPONSOR Rp185.000.000
400
REGISTRASI
PABRIKAN MOBIL
401
LAMBORGHINI Rp50.000.000
402
FERRARI Rp 50.000.000
403
MERCEDES-BENZ Rp 50.000.000
404
AUDI Rp 50.000.000
405
HONDA Rp 50.000.000
406
BMW Rp 50.000.000
407
FORD Rp 50.000.000
408 JAGUAR Rp 50.000.000
409 TOYOTA Rp 50.000.000
SUBTOTAL
PEMASUKAN Rp 875.000.000
PENGELUARAN BIAYA
500
ADMINISTRASI
501 SEWA TEMPAT/RUANGAN Rp 90.000.000
502 SEWA PENGINAPAN Rp 7.550.400
503 SEWA PERALATAN Rp 250.000.000
SUBTOTAL Rp 347.550.400
600
PERCETAKAN
601 DESAIN, CETAK, BROSUR Rp 15.000.000
SUBTOTAL Rp 15.000.000
700
ENTERTAIMENT
701 GUEST STAR, MC Rp 15.000.000
SUBTOTAL Rp 15.000.000
800
KONSUMSI
801 KONSUMSI ARTIS Rp 4.000.000
802 KONSUMSI CREW Rp 2.000.000
803 KONSUMSI LAIN-LAIN Rp 20.000.000
SUBTOTAL Rp 26.000.000
900
TRANSPORTASI
901 GUEST STAR Rp 5.250.000
SUBTOTAL Rp 5.250.000
1000 KEAMANAN
1001 BODY GUARD Rp 2.800.000
SUBTOTAL Rp 2.800.000
| EVENT TIMELINE | ||
| SEBELUM HARI H | ||
| 7 Bulan sebelum acara | ||
| Activity | Person Responsible | Due Date |
| Pertemuan kembali untuk memastikan event | Semua tim | 10/03/2015 |
| Menetapkan tanggungjawab sesuai tugasnya | Semua tim | 04 - 06 Okt |
| Menetapkan sumber dana | Tim pendanaan | 06 - 15 Okt |
| Menetapkan tempat untuk event dan cadangannya | Tim acara | 15 - 20 Okt |
| Menyiapkan perizinan event | Sekertaris | 20 - 23 Okt |
| Menyiapkan peralatan dan perlengkapan | Tim perlengkapan | 23 - 29 Okt |
| Menghubungi designer, model, dan tim make up | Tim acara | 29 - 30 Okt |
| 3 Bulan sebelum acara | ||
| Activity | Person Responsible | Due Date |
| Menetapkan sponsorship, guest dan mc dan membuat kontrak | Tim acara | 03/01/2016 |
| Menetapkan designer, model, dan tim make up dan membuat kontrak | Tim acara | 03/01/2016 |
| Booking kamar hotel VIP | Tim akomodasi | 02 - 05 Mar |
| Menyiapkan kembali peralatan dan perlengkapan | Tim perlengkapan | 10 - 26 Mar |
| Memastikan Tranportasi/Akomodasi | Tim akomodasi | 10 - 20 Mar |
| 2 Bulan sebelum acara | ||
| Activity | Person Responsible | Due Date |
| Membahas publisitas dan tiket | Tim | 01 - 08 Apr |
| Membuat rancangan acara | Tim acara | 08 - 18 Apr |
| Memastikan Tranportasi/Akomodasi | Tim akomodasi | 18 - 25 Apr |
| Hubungi bantuan bodyguard | Tim keamanan | 18 - 23 Apr |
| Menyiapkan merchandise, dan konsumsi | Tim perlengkapan & konsumsi | 10 - 30 Apr |
| 6 Minggu sebelum acara | ||
| Activity | Person Responsible | Due Date |
| Mempublikasi acara disemua media | Tim pemasaran | 01 - 18 Mei |
| Mengatur fotografer | Tim acara | 05 - 08 Mei |
| 4 Minggu sebelum acara | ||
| Activity | Person Responsible | Due Date |
| Bertemu semua vendor mengecek semua pesanan | Semua tim | 08 - 13 Mei |
| Briefing dengan designer, model, dan tim make up | Tim acara | 13 - 15 Mei |
| Mulai menjual tiket presale 1 | Tim pemasaran | 15 - 30 Mei |
| 2 Minggu sebelum acara | ||
| Activity | Person Responsible | Due Date |
| Mengulas tim yang bertanggung jawab ketika acara berlangsung | Semua tim | 26 - 29 Mei |
| Update kehadiran tim | Semua tim | 30 - 31 Mei |
| Memastikan kembali transportasi, konsumsi, merchandise dll | Semua tim | 1 - 6 Jun |
| Mulai menjual tiket presale 2 | Tim pemasaran | 1 - 15 Jun |
| 1 Minggu sebelum acara | ||
| Activity | Person Responsible | Due Date |
| Mendekor tempat acara | Tim acara | 7 - 14 Jun |
| Membagikan tiket bagi yang sudah memesan | Tim pemasaran | 7 - 14 Jun |
| 24 Jam sebelum acara | ||
| Activity | Person Responsible | Due Date |
| Mengecek semua peralatan, transportasi, katering, guest star dll | Semua tim | 21/06/16 |
| Memastikan keamanan | Tim keamanan | 21/06/16 |
| Memeastikan staff ada pada tempatnya | Semua tim | 21/06/16 |
| Persiapan merchandise, dekorasi | Tim perlengkapan | 21/06/16 |
| HARI H | ||
| Activity | Person Responsible | Due Date |
| Acara | Sie Acara | 22/06/16 |
| Pembukaan | Sie Acara | 22/06/16 |
| Inti Acara | Sie Acara | 22/06/16 |
| Penutup | Semua Tim | 22/06/16 |
| Cleaning Area | Semua Tim | 22/06/16 |
| Briefing | Semua Tim | 22/06/16 |
| SETELAH HARI H | ||
| Activity | Person Responsible | Due Date |
| Evaluasi | Semua Tim | 23/06/16 |
| Briefing | Semua Tim | 23/06/16 |
Lampiran 3
Ketentuan dan Syarat-Syarat Umum Sponsorship
Djarum Black Super Speed Automotive Expo – World
Class Car Expo
1. PENAWARAN
SPONSORSHIP
Panitia
mengajukan penawaran kerjasam kepada perusahaan dalam bentuk sponsohship dengan
bentuk – bentuk sebagai berikut :
a. SPONSOR TUNGGAL
Sponsor
tunggal bersedia menyediakan dana sebesar 50% dari total anggaran dana tersebut
dan tidak didampingi oleh sponsor lain.
Kontrapretasi
yang ditawarkan :
— Dapat
memasang spanduk sponsor pada lokasi event berlangsung.
— Penempatan
logo atau nama Perusahaan pada Backdropt.
— Penempatan
logo atau nama Perusahaan pada pamphlet ( Full Colors ).
— Penempatan
logo atau nama Perusahaan pada ID Card Panitia.
— Stand
sponsor dilokasi event berlangsung.
— Penyebutan
nama sponsor pada saat event berlangsung sebagai promosi perusahaan maupun
produk.
— Pencantuman
nama dan logo perusahaan pada 1 buah spanduk.
— Pembagian
produk perusahaan atau lembaga pada seluruh panitia dan undangan..
b. SPONSOR
UTAMA
Sponsor
utama bersedia menyediakan dana sebesar
35 % dari total anggaran dana tersebut dan dapat didampingi oleh sponsor
lain.
Kontrapretasi yang ditawarkan :
— Dapat
memasang spanduk sponsor pada lokasi event berlangsung
— Penempatan
logo atau nama Perusahaan pada Backdropt.
— Penempatan
logo atau nama Perusahaan pada pamphlet ( Full Colors ).
— Stand
sponsor dilokasi event berlangsung.
— Penyebutan
nama sponsor pada saat event berlangsung sebagai promosi perusahaan maupun
produk.
— Pencantuman
nama dan logo perusahaan pada 2 buah spanduk.
c. SPONSOR
PENDAMPING
Sponsor pendamping bersedia menyediakan dana sebesar 15 % dari anggaran total anggaran dana tersebut dan dapat didampingi oleh sponsor lain.
Sponsor pendamping bersedia menyediakan dana sebesar 15 % dari anggaran total anggaran dana tersebut dan dapat didampingi oleh sponsor lain.
Adapun
fasilitas atau media sponsor yang disediakan panitia adalah :
—Penempatan
logo atau nama Perusahaan pada Backdropt.
—Penempatan
logo atau nama Perusahaan pada pamphlet ( Full Colors ).
—Stand
sponsor dilokasi event berlangsung.
—Penyebutan
nama sponsor pada saat event berlangsung sebagai promosi perusahaan maupun produk.
Lampiran
SURAT PERNYATAAN
KERJASAMA
Berdasarkan
Proposal Kerjasama yang diajukan oleh Panitia DIRS, maka saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama :
……………………………………………..............
Jabatan : ……………………………………………………….
Instansi : ……………………………………………………….
Alamat : ……………………………………………………….
No. Telp : ………………………………………………….....
Menyatakan
kesediaan Instansi / perusahaan yang saya wakili untuk berpartisipasi pada
acara yang ditawarkan, sebagai :
— ( ) Sponsor Tunggal
— ( ) Sponsor Utama
— ( ) Sponsor Pendamping
— Kompensasi :
……………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………..
— Berupa dana sebesar :
Rp ………………………………………………..
— Terbilang :
……………………………………………………………….
— Demikian surat
pernyataan inI kami buat dengan sebenar – benarnya.
Surabaya, 09 juni 2015
PIHAK 1
PIHAK 2
(……………………….)
(………………………..)
Lampiran 4: PERIZINAN SPONSOR
(Sponsor 1)
Djarum
Black Super Speed Automotive Expo – World Class Car Expo
Surabaya,
10 Juni 2015.
No. :
... / DBSSAE / ... / 2015
Lamp. :
1 (satu) Berkas
Hal :
Permohonan Sponsporship
Kepada
Yth :
MANAGER
PT. DANONE
Dengan hormat
Dalam rangka apresiasi, dan mendorong
kreativitas anak muda dibidang ekonomi kreatif, D.I.R.S bekerja sama dengan PT
DJARUM BLACK INDONESIA. Merencanakan akan menyelenggarakan sebuah pagelaran
pameran mobil dengan judul DJARUM BLACK SUPER SPEED AUTOMOTIF EXPO.
Suksesnya pameran ini tidak terlepas
dari tersedianya dana untuk event tersebut. Pada kesematan ini kami mengundang
partisipasi, kerja sama, dan mohon bantuan dari perusahaan/organisasi bapak/ibu
berupa pemasangan iklan dalam buku-program pertunjukan, pemasangan
banner/spanduk, atau stan promosi pada acara tersebut sebagai sponsor.
Melalui sponsorship ini,
perusahaan/organisasi bapak/ibu dapat menggunakan event tersebut sebagai sarana
ajang promosi yang dapat pula diliput oleh media massa/elektronik sekaligus
membantu memajukan kreativitas remaja Indonesia khususnya dibidang seni.
Atas perhatian, kerjasama, partisipasi
serta bantuan perusahaan/organisasi bapak/ibu, kami mengucapkan banyak terima
kasih.
D.I.R.S
DJARUM
BLACK SUPER SPEED AUTOMOTIVE EXPO
.............................................................
(KETUA PANITIA PELAKSANA)
(Sponsor 2)
Djarum Black Super Speed
Automotive Expo – World Class Car Expo
Surabaya,
10 Juni 2015.
No. :
... / DBSSAE / ... / 2015
Lamp. :
1 (satu) Berkas
Hal :
Permohonan Sponsporship
Kepada
Yth :
MANAGER
PT. BRIDGESTONE TIRE INDONESIA
Dengan hormat
Dalam rangka apresiasi, dan mendorong
kreativitas anak muda dibidang ekonomi kreatif, D.I.R.S bekerja sama dengan PT
DJARUM BLACK INDONESIA. Merencanakan akan menyelenggarakan sebuah pagelaran pameran
mobil dengan judul DJARUM BLACK SUPER SPEED AUTOMOTIF EXPO.
Suksesnya pameran ini tidak terlepas
dari tersedianya dana untuk event tersebut. Pada kesematan ini kami mengundang
partisipasi, kerja sama, dan mohon bantuan dari perusahaan/organisasi bapak/ibu
berupa pemasangan iklan dalam buku-program pertunjukan, pemasangan
banner/spanduk, atau stan promosi pada acara tersebut sebagai sponsor.
Melalui sponsorship ini,
perusahaan/organisasi bapak/ibu dapat menggunakan event tersebut sebagai sarana
ajang promosi yang dapat pula diliput oleh media massa/elektronik sekaligus
membantu memajukan kreativitas remaja Indonesia khususnya dibidang seni.
Atas perhatian, kerjasama, partisipasi
serta bantuan perusahaan/organisasi bapak/ibu, kami mengucapkan banyak terima
kasih.
D.I.R.S
DJARUM
BLACK SUPER SPEED AUTOMOTIVE EXPO
.............................................................
(KETUA PANITIA
PELAKSANA)
(Sponsor3)
Djarum
Black Super Speed Automotive Expo – World Class Car Expo
Surabaya,
10 Juni 2015.
No. :
... / DBSSAE / ... / 2015
Lamp. :
1 (satu) Berkas
Hal :
Permohonan Sponsporship
Kepada
Yth :
MANAGER
PT. COCACOLA COMPANY.
Dengan hormat
Dalam rangka apresiasi, dan mendorong
kreativitas anak muda dibidang ekonomi kreatif, D.I.R.S bekerja sama dengan PT
DJARUM BLACK INDONESIA. Merencanakan akan menyelenggarakan sebuah pagelaran
pameran mobil dengan judul DJARUM BLACK SUPER SPEED AUTOMOTIF EXPO.
Suksesnya pameran ini tidak terlepas
dari tersedianya dana untuk event tersebut. Pada kesematan ini kami mengundang
partisipasi, kerja sama, dan mohon bantuan dari perusahaan/organisasi bapak/ibu
berupa pemasangan iklan dalam buku-program pertunjukan, pemasangan
banner/spanduk, atau stan promosi pada acara tersebut sebagai sponsor.
Melalui sponsorship ini,
perusahaan/organisasi bapak/ibu dapat menggunakan event tersebut sebagai sarana
ajang promosi yang dapat pula diliput oleh media massa/elektronik sekaligus
membantu memajukan kreativitas remaja Indonesia khususnya dibidang seni.
Atas perhatian, kerjasama, partisipasi
serta bantuan perusahaan/organisasi bapak/ibu, kami mengucapkan banyak terima
kasih.
D.I.R.S
DJARUM
BLACK SUPER SPEED AUTOMOTIVE EXPO
.............................................................
(KETUA PANITIA
PELAKSANA)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar